W Polsce większość nowo rejestrowanych pojazdów to samochody firmowe. W zależności od potrzeb firmy, mogą one pełnić funkcję narzędzia pracy, benefitu dla pracowników lub środka transportu. W każdym przypadku ważne jest efektywne zarządzanie flotą — i tu pojawia się dylemat: administrator floty czy outsourcing? Które rozwiązanie będzie bardziej opłacalne?
Czym jest zarządzanie flotą samochodową?
Zarządzanie flotą samochodową dotyczy zarządzania pojazdami należącymi do firmowego car parku. W dzisiejszych czasach sama opieka nad pojazdami już nie wystarcza. Administrator floty musi zapewnić pracownikom mobilność w każdej chwili, również wtedy, gdy pojazd ulegnie awarii czy zostanie uszkodzony.
Do obowiązków fleet managera należy planowanie oraz koordynacja całego cyklu życia pojazdu w firmowej flocie.
[Przeczytaj też: Jak przygotować pojazd służbowy do wydania pracownikowi – poradnik dla fleet managera]
Cykl życia pojazdu flotowego
Cykl życia pojazdów we flotach możemy podzielić na 3 najważniejsze etapy:
Etap 1 Zakup samochodów i planowanie.
- Wybór odpowiedniego pojazdu, spełniającego podstawowe założenia wymagane przez firmę.
- Wybór finansowania, ubezpieczenia oraz zaplanowanie najważniejszych czynności serwisowych, jakie muszą zostać wykonane w zaplanowanym okresie.
- Planowanie strategiczne wykorzystania pojazdów.
Etap 2 Eksploatacja samochodów przez założony okres.
- Dbałość o stałą dostępność pojazdów dla pracowników.
- Serwisowanie pojazdów według założonego harmonogramu serwisowego i budżetu, jaki przeznaczyliśmy na cykl życia pojazdów.
- Troska o utrzymanie wartości rezydualnej pojazdów – nasze czynności nie powinny powodować nadmiernej utraty wartości eksploatowanych samochodów.
Etap 3 Rozliczenie pojazdów.
- W ostatnim etapie cyklu życia każdego z pojazdów w przypadku leasingu, CFM czy umów z bankami, musimy przygotować się do rozliczenia z podmiotem finansującym nasz samochód oraz postanowić, co dalej z pojazdem.
Fleet manager – czyli kto?
Mnogość zagadnień, z którymi musi mierzyć się fleet manager, to zarówno duża odpowiedzialność, liczne wyzwania, jak i duże koszty. Flotowiec musi posiadać wiedzę niezbędną, by poradzić sobie z nieoczekiwanymi sytuacjami, wybierać najkorzystniejsze rozwiązania i minimalizować ryzyko strat.
By sprawnie i bezproblemowo zarządzać car parkiem, fleet manager powinien posiadać podstawową wiedzę z zakresu:
- budowy i eksploatacji pojazdów,
- ubezpieczeń i rodzajów finansowania,
- likwidacji szkód,
- finansów.
Administrator floty w firmie
Wiele firm posiada w swoich szeregach osoby odpowiedzialne za flotę. Często są to specjaliści, jednak zdarza się (zwłaszcza w mniejszych przedsiębiorstwach), że rolę tę pełni właściciel firmy, asystentka, ktoś z administracji czy kadr – zarządzanie flotą jest więc dodatkowym obowiązkiem. I tutaj najczęściej zaczynają się problemy z brakiem czasu czy wystarczającej wiedzy.
Zarządzanie pojazdami nie ogranicza się do zakupu nowych samochodów czy wyboru opcji finansowania, to bieżąca praca, której z czasem (i w miarę rozrostu floty) jest coraz więcej.
Użytkownicy pojazdów dzwonią z różnymi problemami – od tych najbłahszych jak “gdzie zrobić przegląd?”, po te trudniejsze – “miałem stłuczkę, co robić?”, “mam awarię na drodze, co dalej?”, itp. i oczekują pomocy tu i teraz. Tymczasem pracownik, dla którego zarządzanie flotą jest dodatkowym obowiązkiem, często jest przytłoczony innymi sprawami, nie ma czasu ani wystarczającej wiedzy, gdzie i jak pokierować użytkownika pojazdu, by sprawnie rozwiązać jego problem.
Atmosfera robi się jeszcze bardziej nerwowa, gdy w firmie pojawia się większa liczba zleceń, a niespodziewane sytuacje namnażają się w jednej chwili – problemy z firmowym car parkiem tylko dolewają oliwy do ognia. Wówczas z pomocą outsourcing usług zarządzania flotą.
Outsourcing zarządzania flotą
Firmy oferujące outsourcing zarządzania flotą dysponują odpowiednią wiedzą, zapleczem warsztatowym i administracyjnym, oraz doświadczeniem, mogącym zapewnić sprawne korzystanie z firmowych pojazdów. Do korzyści płynących z outsourcingu warto wymienić również oszczędności na serwisowaniu pojazdów, warsztaty rozlokowane w całej Polsce oraz wsparcie w zakresie administracyjnym (np: polityka flotowa i regulamin korzystania z pojazdów służbowych).
Car Fleet Management posiada wiele sektorów, wyspecjalizowanych w poszczególnych dziedzinach (mechanika, szkody, opony, administracja, BOK 24/7), dzięki czemu może zapewnić w pełni profesjonalną opiekę, zarówno nad małym flotami, skupionymi na niewielkim obszarze, jak i dużymi, rozproszonymi na terenie całego kraju. Dzięki zleceniu zarządzania flotą zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmie, możesz w łatwy i przejrzysty sposób kontrolować wydatki związane z pojazdami firmowymi oraz generować raporty z wykonywanych czynności. Raporty te mogą posłużyć do stworzenia lepszej i bardziej efektywnej strategii, a w efekcie do redukcji kosztów, co w obecnych czasach wiele firm uważa za konieczne, by przetrwać na rynku.
Polski Serwis Floty
Jako Polski Serwis Floty oferujemy pełne zarządzanie flotą samochodową — od A do Z. Działamy na rynku od prawie 20 lat, posiadamy rozbudowaną sieć partnerską i know-how, które pozwala zapewnić ciągłość działania Twojej floty. Oszczędność, przejrzystość i bezpieczeństwo to wartości, które gwarantujemy naszym klientom.
Sprawdź naszą ofertę zarządzania flotą »
Zobacz, jak wygląda prawidłowe wydanie pojazdu służbowego »
Zapytaj o indywidualną ofertę
