Zarządzanie flotą samochodową przeszło w ostatnich dekadach ogromną ewolucję. Jeszcze w latach 2000. większość procesów prowadzono ręcznie – przeglądy planowano w kalendarzach, przebiegi notowano w zeszytach, a usterki zgłaszano telefonicznie lub przez e-mail. Dziś standardem są zaawansowane systemy informatyczne dla fleet managera, umożliwiające pełną digitalizację procesów flotowych. To właśnie te systemy sprawiły, że zarządzanie flotą stało się precyzyjne, mierzalne i skalowalne.
Telematyka – pierwszy krok do cyfryzacji floty
Jednym z pierwszych przełomów w informatyzacji flot było wdrożenie systemów telematycznych. Dzięki monitorowaniu GPS fleet manager ma dostęp do danych o lokalizacji pojazdów, stylu jazdy czy zużyciu paliwa. To nie tylko narzędzie kontroli, ale również realne wsparcie w optymalizacji kosztów, poprawie bezpieczeństwa i ograniczaniu emisji CO₂. Obecnie telematyka jest standardem, a jej możliwości są stale rozbudowywane, między innymi o zdalną diagnostykę pojazdów i integrację z systemami serwisowymi.
Centralne systemy zarządzania flotą
Nowoczesne systemy informatyczne dla fleet managera to rozbudowane platformy umożliwiające nadzór nad całym cyklem życia pojazdu: od przeglądów i polis, umów leasingowych czy zużycia paliwa. Dzięki jednemu, spójnemu panelowi można w czasie rzeczywistym śledzić stan techniczny pojazdów, kontrolować terminy przeglądów i planować rotację floty. Co więcej, wiele platform umożliwia analizę całkowitego kosztu posiadania pojazdu (TCO), co pozwala podejmować świadome decyzje o wymianie lub wycofaniu auta z eksploatacji.
Obsługa serwisowa online
W codziennej pracy niezbędne okazują się również systemy dostarczane przez partnerów serwisowych i CFM. Pozwalają one zatwierdzać kosztorysy, przeglądać historię serwisową czy generować faktury zbiorcze. Tego typu platformy eliminują ryzyko błędów i znacząco zwiększają przejrzystość współpracy z dostawcami usług. Przykładem takiego narzędzia jest eFleet, autorski system wdrożony w Polskim Serwisie Floty.
[więcej o eFleet przeczytasz tutaj]
Kompleksowe rozwiązania od firm CFM
Wraz z rozwojem rynku wynajmu długoterminowego pojawiły się systemy oferowane przez firmy CFM. Obejmują one konfiguratory pojazdów zgodne z polityką flotową klienta, moduły do obsługi samochodów zastępczych i wynajmu krótkoterminowego, narzędzia do zarządzania szkodami i zgłoszeniami serwisowymi, a także portale dla kierowców zawierające przypomnienia o przeglądach, informacje o polisach czy mandatach. Coraz częściej integrują one także analizę emisji CO₂ i raporty wpływu floty na środowisko.
Mobility-as-a-Service (MaaS)
Nowym trendem jest integracja różnych środków transportu w jednym ekosystemie. MaaS umożliwia łączenie floty firmowej z carsharingiem, hulajnogami czy transportem publicznym. To rozwiązanie pozwala zmniejszyć liczbę pojazdów we flocie przy jednoczesnym zwiększeniu mobilności pracowników.
Zarządzanie mandatami i wykroczeniami
W codziennej praktyce nie można zapomnieć o narzędziach do zarządzania mandatami i wykroczeniami. Coraz więcej firm korzysta z dedykowanych systemów, które automatyzują przypisywanie mandatów do kierowców, archiwizują dokumentację i wspierają komunikację z organami administracji publicznej. Dzięki nim firmy oszczędzają czas i minimalizują ryzyko błędów.
Elektroniczny obieg dokumentów flotowych
Digitalizacja dokumentów flotowych pozwala nie tylko przyspieszyć audyty i kontrole, ale także zapewnić zgodność z przepisami prawa, w tym RODO. Umowy leasingowe, karty pojazdu, dokumenty ubezpieczeniowe – wszystko to może być dziś dostępne w jednym, centralnym repozytorium dokumentów z odpowiednimi uprawnieniami dla działów kadr, finansów i zarządzania.
Business Intelligence i analityka flotowa
Systemy analityczne i Business Intelligence (BI) pozwalają tworzyć dynamiczne dashboardy prezentujących kluczowe wskaźniki, takie jak koszt kilometra, poziom emisji, zużycie paliwa czy awaryjność floty. Dobrze zaprojektowany system BI pozwala także na tworzenie prognoz, symulacji i porównań między regionami lub grupami pojazdów.
Systemy rezerwacji aut POOL
Firmy korzystające z pojazdów współdzielonych coraz częściej wdrażają systemy rezerwacyjne. Umożliwiają one pracownikom planowanie wykorzystania aut POOL z poziomu przeglądarki lub aplikacji, integrują się z kalendarzem służbowym i wspierają rozliczanie kilometrówki. To rozwiązanie pozwala maksymalizować wykorzystanie floty i ograniczać liczbę niepotrzebnie utrzymywanych pojazdów.
Przyszłość: integracja, automatyzacja i sztuczna inteligencja
Dostawcy oprogramowania konsekwentnie dążą do tego, aby wszystkie wymienione wcześniej funkcjonalności były dostępne w jednym, spójnym środowisku IT – zarządzanym z poziomu jednej platformy. Nowoczesne systemy informatyczne dla fleet managera rozwijają się dziś w kierunku pełnej integracji i automatyzacji procesów. Obecnie trwają już prace nad rozwiązaniami, które w czasie rzeczywistym analizują dane z pojazdów, przewidują awarie, automatycznie planują trasy na podstawie warunków pogodowych i sytuacji na drogach, a także – co ważne – potrafią zasugerować wymianę auta, jeśli jego TCO przekroczy zakładany próg opłacalności.
W praktyce oznacza to nie tylko szybsze i trafniejsze decyzje, ale także ograniczenie kosztów oraz poprawę efektywności całej floty. Na rynku pojawiają się również chatboty i voiceboty, które wspierają kierowców w obsłudze bieżących zgłoszeń, a także narzędzia oferujące zintegrowane analizy kosztów. Coraz powszechniejsza staje się pełna synchronizacja z systemami ERP, CRM i HR. To już nie przyszłość, a realny kierunek, w którym rozwijają się dziś systemy informatyczne dla fleet managera – inteligentne, połączone i zoptymalizowane.
Podsumowanie
Systemy informatyczne przestały być dodatkiem – stały się podstawowym narzędziem pracy każdego fleet managera. Ich wdrożenie to realna szansa na redukcję kosztów, poprawę bezpieczeństwa i zwiększenie kontroli nad flotą. W cyfrowej erze przewagę konkurencyjną buduje się nie tylko przez dobór pojazdów, ale przez umiejętne zarządzanie informacją.
Krzysztof Bilnik – PSF
